Administrasjon og drift av virtuelle skoler

Av Morten Flate Paulsen

Det er trivielt å legge ut noen læremidler på web og kalle det fjernundervisning, men det er en langt større utfordring å utvikle og drive de administrative systemene på en nettskole. For å kunne administrere studenter, lærere og læremidler kan undervisningsinstitusjonene ta i bruk standardsystemer, utvikle egne systemer eller samarbeide med nettskoler som tilbyr administrative tjenester.

Framtidens nettskoler må kunne administrere tusenvis av studenter og hundrevis av lærere og et stort antall kurs med passordbelagte web-sider, diskusjonsfora, distribusjonslister og klasselister med studentpresentasjoner. De må også ha administrative systemer for utsending av lærebøker, innkreving av studieavgifter og avvikling av desentraliserte eksamener. Dette har tradisjonelle høgskoler problemer med. Derfor kan nettskoler med gode administrative systemer være interessante samarbeidspartnere for undervisningsinstitusjoner som ikke har erfaring med eller ressurser til å utvikle egne administrative systemer og rutiner.

Rumble (1986) skiller mellom tre ulike modeller for administrasjon av fjernundervisning som også kan gjelde for nettbasert utdanning. I den første tilbyr institusjonen bare nettbasert utdanning. I den andre tilbyr institusjonen både nettbasert og tradisjonell utdanning, og i den tredje samarbeider flere institusjoner om å tilby nettbasert utdanning. De administrative utfordringene kan variere kraftig mellom de tre modellene, men i denne artikkelen skal vi konsentrere oss forhold som kan være aktuelle i alle tre modellene.

I en annen artikkel som omhandler administrative systemer ved virtuelle universiteter, fokuserer forfatterne (Porter et al., 1997) på supportsystemer for studenter og lærere (student and faculty support). Artikkelen beskriver ellers hvordan dette blir håndtert ved nettskolene på University of Colorado og University of Phoenix.

I artikkelen, Virtual University Reference Model (Aoki, K. and D. Pogroszewski, 1998), presenterer forfatterne en omfattende modell for virtuelle universiteter. Modellen gjelder tjenester for administrasjonen (administration), studentene (students), læremidlene (resources) og fagstaben (faculty), se Figur 18. Disse fire tjenestene blir så analysert ved The Western Governors University og The University of Phoenix.

VURM-modell for virtuelle universiteter

Etter hvert som de virtuelle skolene får flere og flere kurs, blir det også viktigere å ha mer effektive systemer for å opprette, administrere og vedlikeholde kurs enn det VURM-modellen legger opp til. Denne artikkelen skal derfor diskutere administrasjon av fire hovedelementer:

• studenter
• lærere
• kurs
• læremidler

Administrasjon av studenter

Nettstudenter bør kunne melde seg på et kurs via nettet. Det bør resultere i at de får tilgang til både nettbaserte og fysiske læremidler. Dessuten bør skolen ha et faktureringssystem som holder orden på kursavgifter, eksamensavgifter, innbetalinger og avbetalinger.

Nettstudenter har også behov for teknisk support og praktisk studieveiledning. Disse tjenestene bør være tilgjengelige både over nettet og telefonen. Ideelt sett bør tjenestene være betjent 24 timer i døgnet.

Det er en fordel om nettstudentene kan avlegge eksamen nær hjemstedet sitt. Den tradisjonelle skriftlige eksamensformen krever likevel et system som kan distribuere eksamensoppgaver og administrere desentraliserte eksamenslokaler og eksamensvakter.

Administrasjon av lærere

Nettlærere skal ansettes, opplæres og avlønnes. Undervisning via nettet er ofte en bigeskjeft for dem, det er sjelden deres primære arbeidsoppgave. Derfor vil lojaliteten deres først og fremst være knyttet til den faste arbeidsgiveren. Samtidig kan det være vanskelig å finne et fornuftig og riktig avlønningssystem. Et avlønningssystem basert på et honorar per student er relativt oversiktlig, men det gjenspeiler ikke nødvendigvis den reelle arbeidsbelastningen. På den andre siden vil et timeprissystem også være problematisk, fordi den fleksible arbeidsformen stimulerer lærerne til å arbeide i mange korte intervaller som det kan være vanskelig å føre timelister for.

Lærerne må rapportere til skolen om studentenes framgang. Obligatoriske oppgaver skal godkjennes, og passive studenter må oppdages dersom skolen skal iverksette tiltak for å stimulere studieprogresjonen. Dette er særlig viktig i fjernundervisningssystemer der studentene selv bestemmer tidspunktet for oppstart og framdriftstempoet.

Flere spørreundersøkelser bekrefter at studentene legger stor vekt på lærernes arbeid når de vurderer kvaliteten på undervisningen. Derfor er det fornuftig å etablere en eller annen form for evaluering eller kvalitetskontroll av lærernes arbeid. Kanskje kan studentenes evalueringer av lærerne kombineres med et bonussystem som favoriserer gode lærere.

Administrasjon av kurs

Når et nytt kurs blir satt i gang, må det opprettes mange tjenester i tilknytning til kurset. Det kan for eksempel være egne web-sider, diskusjonsfora og klasselister. Det kan også være nødvendig å ha tilgangskontroll, slik at bare studentene og læreren i kurset kan bruke tjenestene. Begrenset tilgang til et kurs er aktuelt både for å utelukke folk som ikke er registrert som studenter, og for å skape et trygt læremiljø der studentene er skånet for innsyn fra omverdenen.

Dersom det er mange studenter som følger et kurs, kan det være nødvendig å dele studentene inn i flere klasser med hver sin lærer. En ytterligere utfordring dukker opp når et kurs skal revideres. Da kan det være nødvendig å vedlikeholde både den gamle og den nye versjonen av kurset, helt til alle «gamle» studenter har gått opp til eksamen.

Administrasjon av læremidler

Mange kurs inneholder læremidler som det ikke er fornuftig å distribuere over nettet. Det kan for eksempel være lærebøker, cd-rom-er og videokassetter. Skolen kan enten opprette sitt eget logistikksystem for utsending av slike læremidler, den kan sette bort tjenesten til andre, eller den kan overlate til studentene å skaffe seg læremidlene på egen hånd.

Ved utvikling av nye kurs kan det være en fordel om skolen har etablert en standard for hvilke tjenester som kan inngå i kurset, en anbefalt filstruktur på kurselementene og maler for kursinnholdet. Slike standarder kan effektivisere utviklingen av kurs, samtidig som studentene lettere kan sette seg inn i et nytt kurs når de kjenner igjen kursenes struktur og utforming.

Et tilbakevendende problem med nettbaserte læremidler er at de krever oppdatering og vedlikehold. For det første har lenker en tendens til å endre seg. Dette kan følges opp med programvare som utfører periodiske tester av alle lenker. I tillegg har studentene en velsignet evne til å komme med konstruktiv kritikk og til å foreslå forbedringer av læremidlene. Det er mulig å oppdatere læremidlene kontinuerlig for å imøtekomme disse forslagene til forbedring. Men det er ikke uproblematisk at de endrer seg i løpet av et semester. Skolen kan for eksempel få klager fra eksamenskandidater med spørsmål om hvilken versjon av læremidlene som gjaldt til eksamen.

Administrasjonssystemer og strategier

De administrative systemene for nettbasert utdanning har i svært mange tilfeller vært primitive, mangelfulle og ofte basert på mye manuelt arbeid. Systemene har likevel vært tilstrekkelige siden de fleste institusjonene har hatt få studenter. Men etter hvert som antall kurs, lærere og studenter øker, stilles det også større krav til de administrative løsningene. Institusjoner som ønsker å tilby undervisning over nettet, kan velge mellom tre strategier for å håndtere dette. De kan kjøpe et standardsystem, utvikle sine egne systemer eller samarbeide med institusjoner som allerede har operative administrasjonssystemer.

Samarbeid: Det enkleste er trolig å inngå en avtale med en institusjon som har etablert systemer for administrasjon og drift av virtuelle skoler. Men undervisningsinstitusjonene ønsker oftest å opprettholde sin selvstendighet. Hvorfor skal de da samarbeide? Neil (1981) nevner muligheten for å forbedre kvaliteten på undervisningen og imøtekomme studentenes behov som viktige motiver for samarbeid. Bates (2000, 164−166) presenterer tre aktuelle former for samarbeid som kan forklares som leveranserett (franchise), tjenesteutveksling (transfer of course and credit) og samarbeid (joint course production). I leveranserett-modellen eies kurset av en institusjon som utvikler kurset, har eksamensrett og kanskje også leverer kurset i deler av markedet. I tillegg kan kurset leveres av en eller flere institusjoner som har fått leveranserett. Modellen for tjenesteutveksling bygger på at partene bytter eller kjøper tjenester og kurs av hverandre. Samarbeidsmodellen er den mest utfordrende. Her eier, utvikler og tilbyr partene kurset sammen.

Egenutvikling: En annen løsning som krever mye teknisk kompetanse, er å utvikle egne systemer basert på generelle Internett-tjenester. Denne løsningen krever antakelig så store ressurser at den er mest aktuell for store institusjoner med spesielle behov.

Standardsystemer: Den tredje muligheten er å kjøpe et standardsystem for nettbasert undervisning. Disse standardsystemene blir stadig bedre, men de kan i verste fall oppleves som en tvangstrøye som begrenser handlefriheten og tvinger skolen inn i leverandørens pedagogiske modell. I tillegg bør en være oppmerksom på at standardsystemene kan kreve store tilpasninger for å fungere sammen med institusjonens studentadministrative systemer. En oversikt over noen aktuelle standardsystemer er gjengitt i Tabell 5.

Tabell 5. Noen standardsystemer for administrasjon av nettbasert undervisning.

Arbeidsgruppa for digitale læremidler har laget rapporten «Løsninger for nettbasert læring». Den er tilgjengelig på http://www.uio.no/adl/info/loesn.html. Rapporten tar for seg systemene DisCo, Luvit, ToppClass, WebCT, Learning Space og Virtual U. Tore Hoel ved Høgskolen i Oslo har også laget en web-side (http://www.hio.no/uninett/prog/) som tar for seg programvare for nettbasert læring. Siden inneholder informasjon om Presens, Luvit, ToppClass, Webclass, Teamwave, WebCT; Webstudio, Kark og DisCo. En interessant engelsk artikkel om temaet er An Overview of Online Educational Delivery Applications (Marsh, http://www.westga.edu/%7Edistance/marsh23.html).

Konklusjon

Administrasjon og drift av virtuelle skoler er ikke trivielt. Det krever kompetanse, systemer og rutiner som få undervisningsinstitusjoner har. Samtidig er det viktig å innse at effektive administrative systemer er essensielle for kostnadseffektiv nettundervisning. Etter min oppfatning vil det være en lite fornuftig bruk av ressurser om alle undervisningsinstitusjonene utviklet egne administrative systemer. Det er mye mer fornuftig å utnytte nettets infrastruktur til å samarbeide om de administrative tjenestene.

Spørsmål til ettertanke

Referanser

Aoki, K. and D. Pogroszewski (1998): Virtual University Reference Model: A Guide to Delivering Education and Support Services to the Distance Learner, (www.westga.edu/~distance/aoki13.html)

Bates, A.W. (2000): Managing Technology Change. Strategies for College and Unviversity Leaders, Jossey-Bass Inc., San Francisco

Neil, M.W. ed. (1981): Education of Adult at a Distance, London: Kogan Page

Porter. J.H., T. Hedegaard and T.T. Straut (1997): Administrative Systems in the Virtual University: Best Practices (www.educause.edu/ir/library/html/cnc9738/cnc9738.html)

Rumble, G. (1986): The Planning and Management of Distance Education, London, Croom Helm